Όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ)

Διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας του ΣΕΠΕ και του ΟΑΕΔ. 

Για να έχουν πρόσβαση στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ οι εξωτερικοί χρήστες θα επισκέπτονται τη διεύθυνση eservices.yeka.gr.

Ηλεκτρονικά υποβαλλόμενα έντυπα

Απαριθμούνται τα επτά (7) έντυπα που υποβάλλονται ηλεκτρονικά εκ των οποίων οι πίνακες προσωπικού (E4), οι αναγγελίες υπερωριακής απασχόλησης (E8) και οι αιτήσεις για την έγκριση υπερωριακής απασχόλησης (Ε9) είναι έντυπα αρμοδιότητας ΣΕΠΕ.

Οι αναγγελίες πρόσληψης (Ε3), οι αναγγελίες οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού (Ε5), οι καταγγελίες σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (Ε6) και οι βεβαιώσεις-δηλώσεις εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου (Ε7) είναι έντυπα αρμοδιότητας ΟΑΕΔ.

Τα έντυπα που επισυνάπτονται στην ΥΑ ουσιαστικά αποτελούν τις φόρμες που συμπληρώνονται κατά την ηλεκτρονική υποβολή. Εάν επιλεγεί η κατάθεση με προσέλευση του υπόχρεου στην αρμόδια Υπηρεσία, εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται τα έντυπα που χρησιμοποιούνταν έως σήμερα.

Διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων

Πρόσβαση στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ έχουν μόνο οι εργοδότες οι οποίοι έχουν απογραφεί στο ΙΚΑ, δηλ. είναι εγγεγραμμένοι στα αντίστοιχα μητρώα εργοδοτών, και θα χρησιμοποιούν τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Η γνωστοποίηση τυχόν μεταβολών στοιχείων των εργοδοτών στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ καθορίζεται από τις σχετικές διατάξεις και γίνεται μέσα στις προβλεπόμενες προθεσμίες.

Με την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής υποβολής εκτυπώνεται αντίγραφο στο οποίο έχει αποδοθεί αυτόματα και αποτυπώνεται ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία υποβολής. Οι εργοδότες χρησιμοποιούν τα αντίγραφα αυτά, αφού προηγουμένως έχουν νομίμως υπογραφεί και σφραγισθεί, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις πχ τα αναρτούν, τα τηρούν στο αρχείο τους, τα επιδεικνύουν, κοκ.

Η επισύναψη του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις υπογραφές εργοδότη και εργαζόμενου ή με την έκθεση επίδοσης του δικαστικού επιμελητή είναι υποχρεωτική όταν υποβάλλεται καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (έντυπο Ε6), ενώ είναι προαιρετική όταν υποβάλλεται αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού (έντυπο Ε5).

Σε περίπτωση κατά την οποία κάποιο έντυπο δεν μπορεί να υποβληθεί ηλεκτρονικά λόγω αδυναμίας συμπλήρωσης υποχρεωτικού πεδίου (πχ έλλειψη ΑΦΜ εργαζομένου) ή λόγω αδυναμίας επισύναψης του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου σχετικά με το έντυπο Ε6, θα ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία, μέσα στις νόμιμες προθεσμίες.

Προθεσμία και ημερομηνία ηλεκτρονικής υποβολής

Κατά την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων ισχύουν οι καθοριζόμενες από τις κείμενες διατάξεις προθεσμίες.

Επισημαίνεται πως κατά την ηλεκτρονική υποβολή, η αναγγελία πρόσληψης (έντυπο Ε3), υποβάλλεται το αργότερο έως και την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Εάν επιλεγεί η κατάθεση με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΟΑΕΔ, εξακολουθεί να ισχύει, κατά τη μεταβατική περίοδο, η προθεσμία των οχτώ (8) ημερών.

Ειδικά για τους νέους εργοδότες προβλέπεται ειδική προθεσμία τριών (3) εργασίμων ημερών από την πρόσληψη για να υποβάλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3, αφού προηγουμένως έχουν απογραφεί στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ (και τους έχει χορηγηθεί όνομα και κωδικός χρήστη).

Σε περίπτωση μεταβολής των αποδοχών, ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά τον πίνακα προσωπικού συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής (τροποποιητικός αποδοχών, βλ. σχετικά τις οδηγίες για τη συμπλήρωση του Ε4) εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή.

Σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά τον πίνακα προσωπικού συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της αλλαγής ή της τροποποίησης (τροποποιητικός ωραρίου, βλ. σχετικά τις οδηγίες για τη συμπλήρωση του Ε4), το αργότερο ως και την ίδια ημέρα αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.

Στο πλαίσιο της απλούστευσης διαδικασιών και δεδομένης της διασύνδεσης του ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ με το ΙΚΑ, καταργείται η υποχρέωση κατάθεσης συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού στις Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάξει νόμιμο εκπρόσωπο, ακόμη και ως προς τους εργοδότες που επιλέγουν τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ. Σημειώνεται ότι η κατάργηση αφορά τη σχετική υποχρέωση ενώπιον των Υπηρεσιών του ΣΕΠΕ ενώ εξακολουθεί να υφίσταται ενώπιον των Υπηρεσιών του ΙΚΑ σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις.

Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα - εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.

Κατά τη μεταβατική περίοδο, οι Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ και του ΟΑΕΔ εξακολουθούν να τηρούν, όπως έκαναν έως σήμερα, τα πρωτόκολλα που αφορούν τα έντυπα που κατατίθενται με προσέλευση.

Κατά την πρώτη φάση της ηλεκτρονικής υποβολής, διορθώσεις θα γίνονται μόνο με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή του ΟΑΕΔ και προσκόμιση ή/και κατάθεση των σχετικών στοιχείων τα οποία θα ελέγχονται κατά περίπτωση.

Επισημαίνεται ότι κατά τη μεταβατική περίοδο δεν είναι δυνατή η ηλεκτρονική υποβολή σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ.

Πρόσβαση και Διαχείριση

Σχετικά με τα δικαιώματα πρόσβασης και διαχείρισης στα υποβαλλόμενα έντυπα θα εκδοθούν συγκεκριμένες οδηγίες οι οποίες, μεταξύ άλλων, θα αφορούν τον ορισμό των εσωτερικών χρηστών, τον προσδιορισμό ρόλων και αρμοδιοτήτων καθώς και την απόδοση κωδικών.

Κυρώσεις

Προβλέπεται ρητώς πως οι κείμενες διατάξεις για την επιβολή ποινικών και διοικητικών κυρώσεων καθώς και για τα όργανα επιβολής αυτών ισχύουν αναλόγως και για τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής.

Μεταβατικές διατάξεις

Καθορίζεται μεταβατική περίοδος έως τις 28/2/2013 κατά τη διάρκεια της οποίας η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων είναι προαιρετική. Διευκρινίζεται, επίσης, ότι ακόμη και μετά από την ηλεκτρονική υποβολή οιουδήποτε εντύπου, οι εργοδότες μπορούν να επιλέξουν την κατάθεση με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ. Πχ μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά στις 16/10/2012 την αναγγελία πρόσληψης (έντυπο Ε3) και στις 20/11/2012 να προσέλθουν στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ και να καταθέσουν πίνακα προσωπικού.

Αριθ. πρωτ.: οίκ. 25932/12.10.2012

Read More

Νέες ηλεκτρονικές Υπηρεσίες στη διάθεση των συνταξιούχων

Τίθενται από 15/10/2012 στην εξυπηρέτηση των ασφ/νων δύο νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες μέσω του διαδικτυακού τόπου του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (www.ika.gr):

1. Η Ηλεκτρονική Υποβολή Αίτησης Συνταξιοδότησης και

2. Η Ηλεκτρονική Παρακολούθηση της Πορείας της Αίτησης Συνταξιοδότησης ή Προσδιορισμού Χρόνου Ασφάλισης, για Χορήγηση Προσυνταξιοδοτικής Απόφασης

1. Ηλεκτρονική Υποβολή Αίτησης Συνταξιοδότησης

Από 15/10/2012 κι εφεξής οι ασφαλισμένοι του ΙΚΑ, έχουν τη δυνατότητα να υποβάλλουν ηλεκτρονικά την αίτηση για απονομή σύνταξης λόγω Γήρατος και Αναπηρίας για το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και ΕΤΕΑΜ.

Πρόσβαση σε αυτή την υπηρεσία έχουν μόνο οι πιστοποιημένοι χρήστες. Τα βήματα για την πιστοποίηση των χρηστών, αναλυτικά, περιγράφονται στην ιστοσελίδα του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ: www.ika.gr → Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες → Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες προς τους Ασφαλισμένους/Συνταξιούχους.

Η αίτηση μέσω του διαδικτύου μπορεί να υποβάλλεται οποιαδήποτε ώρα και ημέρα της εβδομάδας και ο αριθμός πρωτοκόλλου που αποδίδεται ηλεκτρονικά, είναι ισχυρός, θεωρείται αρχικός αριθμός πρωτοκόλλου, θα λαμβάνεται υπόψη κατά την επεξεργασία του συνταξιοδοτικού αιτήματος καθώς και στον καθορισμό της ημερομηνίας έναρξης καταβολής της σύνταξης.

Στον ασφαλισμένο με την υποβολή της ηλεκτρονικής αίτησης, γνωστοποιούνται τα κάτωθι:

1. Ηλεκτρονικός αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία της αίτησης,

2. Το αρμόδιο Υποκ/μα ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, για την Απονομή της Σύνταξης,

3. Το αρμόδιο Υποκ/μα ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, για την Πληρωμή της Σύνταξης

4. Τα απαιτούμενα κατά περίπτωση δικαιολογητικά

5. Ότι, αν τα εμφανιζόμενα ατομικά στοιχεία είναι διαφορετικά από αυτά της αστυνομικής ταυτότητας/διαβατηρίου, πριν την κατάθεση των απαιτούμενων δικαιολογητικών απαιτείται η διόρθωση αυτών στο τμήμα Μητρώου του Υποκ/τος ΙΚΑ-ΕΤΑΜ του τόπου κατοικίας.

6. Ότι η επεξεργασία του συνταξιοδοτικού αιτήματος, θα ξεκινήσει από τις αρμόδιες Υπηρεσίες του Ιδρύματος, με την κατάθεση των απαιτούμενων δικαιολογητικών, ως και

7. Ότι εάν δεν προσκομιστούν τα απαιτούμενα δικαιολογητικά εντός 30 ημερών από την ημερομηνία της ηλεκτρονικής υποβολής της αίτησης, η αίτηση θα απορριφθεί.

Ενέργειες Γραμματείας Απονομών Συντάξεων.

Α΄ Ρόλος WORKFLOW – ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ:

Ο ασφαλισμένος μετά την ηλεκτρονική υποβολή της αίτησης για συνταξιοδότηση, έχει την υποχρέωση σε διάστημα 30 ημερών από την υποβολή αυτής, να προσκομίσει τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, όχι όμως και αντίγραφο αυτής.

Ο αρμόδιος υπάλληλος προβαίνει στην παραλαβή των δικαιολογητικών, ακολουθώντας τη διαδικασία ανάκτησης της ηλεκτρονικής αίτησης.

Η ηλεκτρονική αίτηση ανακτάται μέσω του λογισμικού του ΟΠΣ, εκτυπώνεται και τοποθετείται στον σχηματισθέντα συνταξιοδοτικό φάκελο.

Η διαδικασία παραλαβής της ηλεκτρονικής αίτησης προσομοιάζει με τη διαδικασία ανάκτησης μιας αίτησης που έχει πρωτοκολληθεί σε άλλο υποκατάστημα. Οπότε και η παραλαβή των δικαιολογητικών στην περίπτωση υποβολής ηλεκτρονικής αίτησης θα γίνεται από την οθόνη του εισερχομένου πρωτοκόλλου (όπως είναι η διαδικασία παραλαβής χειρόγραφης αίτησης συνταξιοδότησης, από άλλο Υποκ/μα). Η διαδικασία αυτή ακολουθείται προκειμένου να καταχωρηθεί η ηλεκτρονική αίτηση στο λογισμικό του WORKFLOW, να γίνει η χρέωση αυτής στον αρμόδιο εισηγητή για να ξεκινήσει η επεξεργασία της.

Καταγράφονται αναλυτικά τα βήματα για την παραλαβή της ηλεκτρονικής αίτησης.

1. Εκτύπωση της αίτησης από την οθόνη Πρωτόκολλο Ροής Εργασιών- Εκτυπώσεις-Αναζήτηση αιτήσεων από το διαδίκτυο, που βρίσκεται στο ρόλο WORKFLOW – ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ.

2. Παραλαμβάνονται τα προσκομισθέντα δικαιολογητικά, μέσω της οθόνης Εισερχόμενο πρωτόκολλο, ακολουθώντας τη γνωστή διαδικασία παραλαβής αίτησης. Καταγράφονται μόνο οι διαφοροποιήσεις που επέρχονται κατά την παραλαβή της αίτησης και είναι οι εξής:

-στο πεδίο Από θα πληκτρολογείται ο Κωδ. 09904 όπου εμφανίζεται το λεκτικό Διαδίκτυο, ή θα αναζητείται η τιμή Διαδίκτυο από τη λίστα αναζήτησης των Υποκ/των.

-στο πεδίο αρχικός αριθμός Πρωτοκόλλου με την πληκτρολόγηση του F9 εμφανίζεται η οθόνη αναζήτησης της ηλεκτρονικής αίτησης, όπου με την εισαγωγή του Α.Μ.Α. του ασφαλισμένου και πατώντας Εύρεση, εμφανίζεται η αίτηση ή οι αιτήσεις που έχουν υποβληθεί μέσω του διαδικτύου.

Διευκρινίζεται ότι, στην περίπτωση που έχει παραληφθεί η ηλεκτρονική αίτηση μέσω του ΟΠΣ και έχει χρεωθεί σε εισηγητή, οποιαδήποτε μεταγενέστερη προσκόμιση δικαιολογητικών ακολουθεί τη γνωστή διαδικασία παραλαβής αυτών, μέσω της Καρτέλας Ασφ/νου.

Β΄Παραλαβή δικαιολογητικών, υποβληθείσας ηλεκτρονικά αίτησης από Υποκ/μα που δεν έχει πρόσβαση στο λογισμικό WORKFLOW – ΟΠΣ

Ο ασφαλισμένος έχει το δικαίωμα να καταθέσει σε οποιοδήποτε Υποκ/μα τα δικαιολογητικά της σύνταξης, όπου η αρμόδια Υπηρεσία υποχρεούται να τα παραλάβει να αποδώσει αριθμό πρωτοκόλλου και να τα διαβιβάσει στο αρμόδιο Υποκ/μα Απονομής Σύνταξης.

Και σε αυτή την περίπτωση, θα ακολουθείται η προαναφερόμενη διαδικασία, (παραλαβή από Διαδίκτυο), αδιάφορο του ότι τα δικαιολογητικά διαβιβάστηκαν από άλλο Υποκ/μα του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

2. Ηλεκτρονική Παρακολούθηση της Πορείας της Αίτησης Συνταξιοδότησης ή Προσδιορισμού Χρόνου Ασφάλισης.

Η Διοίκηση του ΙΚΑ, στο πλαίσιο της επιτάχυνσης της έκδοσης συνταξιοδοτικής απόφασης, στοχεύει στη μείωση της επισκεψιμότητας των ασφαλισμένων στις υπηρεσίες απονομών σύνταξης και για το λόγο αυτό τίθεται από 15/10/2012 η εφαρμογή ΚΑΡΤΕΛΑ ΑΣΦΑΛΙΣΜΕΝΟΥ, στη διάθεση των ασφαλισμένων μέσω του διαδικτυακού τόπου του ΙΚΑ, αξιοποιώντας τα δεδομένα του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ-ΙΚΑ) και συγκεκριμένα του λογισμικού WORKFLOW – ΟΠΣ.

Έτσι λοιπόν, παρέχεται η δυνατότητα στον πιστοποιημένο χρήστη που έχει υποβάλλει ηλεκτρονικά την αίτηση συνταξιοδότησής του, να παρακολουθεί την πορεία της αίτησής του από τη στιγμή που θα καταθέσει τα δικαιολογητικά στην Υπηρεσία, έως την ημερομηνία έκδοσης της συνταξιοδοτικής απόφασης.

Κρίνεται σκόπιμο να επισημανθεί η σωστή χρήση και ενημέρωση του εν λόγω λογισμικού, να αποφεύγονται οι καθυστερήσεις στην ενημέρωση της Καρτέλας Ασφ/νου (κλείσιμο εργασιών), προκειμένου οι ασφαλισμένοι να αντλούν τις σωστές πληροφορίες για την πορεία του αιτήματος τους, ώστε να μην προσέρχονται στις Υπηρεσίες για την ενημέρωσή τους.

Τέλος για οποιαδήποτε πληροφορία ή πρόβλημα που τυχόν ανακύψει κατά την παραλαβή της ηλεκτρονικής αίτησης, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το τηλεφωνικό κέντρο του HELP DESK του ΟΠΣ 210 3891280.

Ι.Κ.Α. αριθμ. πρωτ.: 095/185/15.10.2012

Read More